ความรู้เบื้องต้น

วีธีทำ Drop Down List ใน Microsoft Excel

Data Validation in Excel

โปรแกรม Microsoft Excel ที่คุณผู้อ่านคุ้นเคยกัน หลายๆท่านก็ใช้งานอยู่เป็นประจำ บางครั้งเจอปัญหาข้อมูลที่ต้องให้ผู้ใช้งานกรอกใน Microsoft Excel ซ้ำบ่อยๆ ผู้ใช้ก็อาจจะไม่สะดวกเท่าไร หรือบางครั้งความผิดพลาดจากการคีย์ข้อมูลก็มีให้พบเจอกันบ่อยๆ จนเกิดปัญหาตามมาได้เช่นกัน เช่น พิมพ์ตัวเลขผิด อาจจะมีเลข 0 เกินมาซึ่งเหตุกันแบบนี้อาจจะทำให้เสียเวลาโดยใช่เหตุ ดังนั้นบทความนี้ น้ำ ใ ส ด อ ท ค อ ม จึงจะมาแนะนำวิธีทำ Drop down list โดยเป็นการกำหนด List ที่ต้องใส่บ่อย ยกตัวอย่าง คำนำหน้า, หรือจะเป็นสถานที่อย่าง จังหวัด, อำเภอ เป็นต้น

     Drop down list เป็นฟังน์ชั่นหนึ่งที่มีอยู่ใน Microsoft Excel จะมีรูปแบบการทำงานเป็น รายการตามที่ผู้ใช้กำหนดไว้ หรือขึ้นอยู่กับการตั้งค่านั้นเอง อย่างเช่นเลือก เพศ ชาย-หญิง ,คำนำหน้า นาย-นางสาว ซึ่งคำเหล่านี้เป็นคำมาตราฐานที่เอกสารที่เกี่ยวข้องจะต้องมีโดยที่ไม่ต้องพิมพ์บ่อยๆ จะช่วยให้ง่าย และสะดวกสำหรับผู้ที่ต้องกรอกข้อมูลในเอกสารของเรา หรือนำไปใช้ในแบบฟอร์มอื่นๆ ตามที่ต้องการ น้ำ ใ ส ด อ ท ค อ ม จะพามาดูขั้นตอนกันว่ามีอะไรบ้าง

วิธีทำ Drop down list Microsoft Excel 

      สำหรับวิธีการที่ น้ำ ใ ส ด อ ท ค อ ม นำมาเสนอนี้ได้ทดสอบบน Microsoft Excel 2010, 2013, 2016 ซึ่งมีเมนูที่เหมือนกัน

  1. ให้ผู้ใช้เปิดโปรแกรม Microsoft Excel จากนั้นให้ กำหนดรายการ ที่ต้องการให้อยู่ใน List ตามคลิปวิดีโอตัวอย่าง และรายการนี้เราสามารถสร้างไว้ที่ Sheet อื่นได้
  2. จากนั้นให้ผู้ใช้คลิกที่แท็ป Data (ข้อมูล) แล้วเลือก Data Validation (การตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล)
  3. เลือกเงื่อนไขการตรวจสอบ [

    Allow (อนุญาติให้): เลือกเป็น List (รายการ)]

  4. คลิกที่ช่อง Source (แหล่งข้อมูล) แล้วกด F3 แล้วจะมีหน้าต่าง Paste Name (วางชื่อ) โดยจะขื่อของกลุ่มเซลล์ที่ได้กำหนดไว้ก่อนนี้ ให้ทำการคลิกเลือกแล้วคลิก OK ซึ่งวิธีนี้จะใช้ได้กรณีที่ผู้ใช้สร้าง Listข้อมูลไว้ก่อนหน้านี้

5 10 2561 001

รูปภาพแสดงการจัดกลุ่มข้อมูล ตั้งชื่อว่า list

5 10 2561 002

รูปแสดงการกำหนดค่า เพื่อเลือกกลุ่ม list

5 10 2561 003

     เพียงเท่านั้นคุณผู้อ่านก็สามารถ ทำ Drop Down List ใน Microsoft Excel ง่ายๆไม่กี่ขั้นตอน นับว่าเป็นอีก function หนึ่งที่ทาง Microsoft ใส่มาให้ผู้ใช้ใน Microsoft Excel จะเห็นได้ว่า น้ำ ใ ส ด อ ท ค อ ม แสดงภาพหน้าตาแปลกๆ ซึ่งมีคุณผู้อ่านไม่คุ้นกับหน้าดังกล่าวที่ไม่ใช่ Excel ใช้แล้วมันคือ Spreadsheets ซึ่งเป็นของค่าย ThaiWPS ใช้งานได้เหมือน Microsoft Excel แต่ราคา licrnse ถูกกว่าหลายเท่า ฝากคุณผู้อ่านกดติดตาม ไลท์และแชร์ให้ด้วยจ้า