เทคโนโลยีสารสนเทศ

ERP ระบบสารสนเทศขององค์กร

ERP Planning Systems

     การทำงานในยุคปัจจุบัน (Thailand 4.0) เมื่อองค์กรของเราประกอบด้วยหลายๆแผนก หลายๆฝ่าย และแน่นอนหากแต่ละฝ่ายหรือแต่ละแผนกต่างก็เก็บข้อมูลของตน การส่งผ่านข้อมูลระหว่างกันนั้นหากข้อมูลไม่เชื่อมต่อกัน การจะนำข้อมูลที่เก็บมาใช้งานก็จะเกิดประโยชน์น้อยลง สำหรับบทความนี้ น้ำ ใ ส ด อ ท คอม จะพูดถึงระบบที่จะเข้ามาบริหารจัดการข้อมูลต่างๆในองค์กรให้เกิดประโยชน์อย่างสูงสุด นั่นก็คือระบบ ERP

     ระบบ ERP หลายๆที่ได้ให้ความหมายไว้ว่า ERP ย่อมาจาก Enterprise Resource Planning หมายถึง การวางแผนทรัพยากรทางธุรกิจขององค์กรโดยรวม เพื่อให้เกิดการใช้ประโยชน์อย่างสูงสุดของทรัพยากรทางธุรกิจขององค์กร ดูจากหลายๆเว็บไซต์ก็ให้ความหมายไว้ตามนี้ น้ำ ใ ส ด อ ท คอมคาดว่าน่าจะก๊อฟกันมาแน่ๆ เมื่อรู้ความหมายกันไปแล้ว ต่อไปก็ไปดูว่า ERP จะนำมาใช้กับองค์กรเรายังไงได้บ้าง

     ERP คือระบบที่ใช้ในการจัดการและวางแผนการใช้ทรัพยากรต่างๆ ขององค์กร โดยเป็นระบบที่เชื่อมโยงระบบงานต่างๆ ขององค์กรเข้าด้วยกัน เช่น หากเป็น ERP ของบริษัทจะหมายรวมตั้งแต่ระบบงานทางด้านบัญชี และการเงิน ระบบงานทรัพยากรบุคคล ระบบบริหารการผลิต จัดซื้อ คลังสินค้า ขนส่ง และรวมถึงระบบการกระจายสินค้า (งานขาย) เพื่อช่วยให้การวางแผนและบริหารทรัพยากรของบริษัทนั้นเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ ทั้งยังช่วยลดเวลาและขั้นตอน (Algorithm) การทำงานได้อีกด้วย

     และแน่นอนว่า ระบบERP นั้นจะขึ้นอยู่กับผังโครงสร้างการบริหารงานของแต่ละองค์กร และรูปแบบธุรกิจของแต่ละที่ ปัจจุบัน ERP มีการพัฒนาไปสู่รูปแบบโปรแกรมสำเร็จรูป ERP ซึ่งเป็นซอฟต์แวร์ประยุกต์มาตรฐาน สามารถได้รับการติดตั้งและใช้งานได้อย่างมีประสิทธิภาพ โดย ERP sotfware มีหน้าที่รวบรวมส่วนประกอบทางธุรกิจต่างๆ เช่น งานวางแผน (Planning) งานผลิต (Production) งานขาย (Sale) งานทรัพยากรมนุษย์ (Human Resource) และงานบัญชีการเงิน (Accounting/Finance) ระบบขายหน้าร้าน POS แล้วเชื่อมโยงส่วนงานต่างๆเข้าไว้ด้วยกัน เพื่อให้มีการใช้ข้อมูลร่วมกันจากฐานข้อมูลเดียวกัน มีการใช้กระบวนการที่เป็นมาตรฐานร่วมกัน (Common Processes) ทั้งนี้เพื่อสนับสนุนการทำงานกระบวนการทางธุรกิจขององค์กรได้อย่างมีประสิทธิภาพสูงสุด  ข้อดีของการรวมข้อมูลไว้ในฐานข้อมูลเดียวกัน เพื่อให้ข้อมูลเดียวกันสามารถใช้ร่วมกันทั้งองค์กรได้

     ERP นับว่าเป็นเครื่องมือที่นำมาใช้ในการบริหารธุรกิจเพื่อแก้ปัญหาที่เกิดขึ้นภายในองค์กร อีกทั้งยังช่วยให้สามารถวางแผนการลงทุนและบริหารทรัพยากรขององค์กรโดยรวมได้อย่างมีประสิทธิภาพ ERP จะช่วยทำให้การเชื่อมโยงทางแนวนอนระหว่างการจัดซื้อจัดจ้าง การผลิต และการขายทำได้อย่างราบรื่น ผ่านข้ามกำแพงระหว่างแผนก และทำให้สามารถบริหารองค์รวมเพื่อให้เกิดผลประโยชน์สูงสุด

     ระบบ ERP เป็นระบบสารสนเทศขององค์กรที่นำแนวคิดและวิธีการบริหารของ ERP มาทำให้เกิดเป็นระบบเชิงปฏิบัติในองค์กร ระบบ ERP สามารถบูรณาการ (integrate)รวมงานหลัก (core business process) ต่างๆ ในบริษัททั้งหมด ได้แก่ การจัดจ้าง การผลิต การขาย การบัญชี และการบริหารบุคคล เข้าด้วยกันเป็นระบบที่สัมพันธ์กันและสามารถเชื่อมโยงกันอย่าง real time

ลักษณะสำคัญสามารถสรุปได้ของระบบ ERP มีดังนี้

     1. การบูรณาการระบบงานต่างๆ ของระบบ ERP
จุดเด่นของ ERP คือ การบูรณาการระบบงานต่างๆ เข้าด้วยกัน ตั้งแต่การจัดซื้อ จัดจ้าง การผลิต การขาย บัญชีการเงิน และการบริหารบุคคล ซึ่งแต่ละส่วนงานจะมีความเชื่อมโยงในด้าน การไหลของวัตถุดิบสินค้า (material flow) และการไหลของข้อมูล (information flow) ERP ทำหน้าที่เป็นระบบการจัดการข้อมูล ซึ่งจะทำให้การบริหารจัดการงานในกิจกรรมต่างๆ ที่เชื่อมโยงกันให้ผลลัพธ์ออกมาดีที่สุด พร้อมกับสามารถรับรู้สถานการณ์และปัญหาของงานต่างๆ ได้ทันที ทำให้สามารถตัดสินใจแก้ปัญหาองค์กรได้อย่างรวดเร็ว

     2. รวมระบบงานแบบ real time ของระบบ ERP
การรวมระบบงานต่างๆ ของระบบ ERP จะเกิดขึ้นในเวลาจริง(real time) อย่างทันที เมื่อมีการใช้ระบบ ERP ช่วยให้สามารถทำการปิดบัญชีได้ทุกวัน เป็นรายวัน คำนวณ ต้นทุนและกำไรขาดทุนของบริษัทเป็นรายวัน

     3. ระบบ ERP มีฐานข้อมูล(database) แบบสมุดลงบัญชี
การที่ระบบ ERP สามารถรวมระบบงานต่าง ๆ เข้าเป็นระบบงานเดียว แบบ Real time ได้นั้น ก็เนื่องมาจากระบบ ERP มี database แบบสมุดลงบัญชี ซึ่งมีจุดเด่น คือ คุณสมบัติของการเป็น 1 Fact 1 Place ซึ่งต่างจากระบบแบบเดิมที่มีลักษณะ 1 Fact Several Places ทำให้ระบบซ้ำซ้อน ขาดประสิทธิภาพ เกิดความผิดพลาดและขัดแย้งของข้อมูลได้ง่าย

     ERP sotfware คือ ซอฟต์แวร์ที่มีการรวบรวม หรือผนวกฟังก์ชันงานทั้งหมดในองค์กร หรือมีการเชื่อมโยงในส่วนของโมดูลทั้งหมดเข้าด้วยกัน โดยมีการทำงานในลักษณะแบบเรียลไทม์ และ ERP sotfware จะได้รับการออกแบบมาบนพื้นฐานของวิธีการปฏิบัติที่ดีที่สุดในอุตสาหกรรมนั้นๆ (Best Practice) ก็คือมีการกำหนดในส่วนของกระบวนการทางธุรกิจ ที่มีการทดสอบ และสำรวจมาแล้วว่าเป็นวิธีการที่ดีที่สุดในอุตสาหกรรมนั้นๆ ไว้ในตัวของ ERP sotfware โดยที่ ERP sotfware จะสามารถปรับเปลี่ยนให้เข้ากับลักษณะการดำเนินงานขององค์กรนั้น

ได้ทราบข้อมูลเกี่ยวกับระบบ ERP กันไปแล้วถึงเวลาแล้วที่องค์กรของเราจะนำระบบ ERP เข้ามาปรับใช้กัน แน่นอนว่ามันไม่ได้เป็นเรื่องที่ง่ายนัก ต้องมีการลงทุนทั้งงบประมาณ บุคคลากร กว่าจะนำระบบ ERP เข้ามาปรับใช้แบบลงตัวอาศัยระยะเวลาแน่นอน แต่ถ้าทำได้หมายถึงการเปลี่ยนแปลงที่จะเกิดการทำงานเป็นระบบบนเทคโนโลยีสารสนเทศ




บทความแนะนำ